Medlemskab af KÅG.

Ved medlemskab af KÅG, skal det enkelte medlem være bekendt med denne policy. Endvidere skal medlemmet være indforstået med at KÅG benytter medlemmets foto, mailadresse og mobil nummer, såfremt medlemmet bliver indvalgt i klubbens bestyrelse eller udvalg, til brug på klubbens hjemmeside.

Klubbens medlemmer skal være opmærksomme på, at der optages billeder til klubbens galleri, på

hjemmesiden. Disse billeder må kun optages med sportslig hensyntagen til klubbens arrangementer, resultater fra stævner, hole-in-one, og ting der har særlig sportslig interesse for klubben. Såfremt et medlem ikke ønsker sit billede lagt på hjemmesiden i nogen form, skal vedkommende gøre opmærksom på dette, til enhver tid.

Dog kan situationsbilleder, hvor det er aktiviteten eller situationen der er formålet med billedet, være OK at offentliggøre uden samtykke.

Formål:

KÅG formål med indførelse af denne Policy, er en affødning af et EU direktiv, der er gældende fra den 25. maj 2018, omhandlende persondataforordningen.

Danmark har i forvejen en databeskyttelseslov og en særlovgivning på dette område, men EU direktiv på dette område er mere omfattende, hvorfor alle Idrætsklubber skal lave deres egne tilsvarende policy, og informere medlemmerne om hvordan klubben beskytter de data, som det enkelte medlem har afgivet i forbindelse med sit medlemskab. KÅG databehandler og medlemsregistrator er klubbens kasserer.

Grundprincipper, der altid skal overholdes.

1. Databehandling skal være lovlig, rimelig og gennemsigtig.

2. Persondata må kun behandles til det formål, de er indsamlet til (formålsbegrænsning).

3. Data skal være tilstrækkelige, relevante og begrænset til det nødvendige til formålet.

4. Data skal være korrekte og ajourført.

5. Data må kun haves så længe de er nødvendige (tidsbegrænset).

6. Data skal behandles på en måde, der giver tilstrækkelig sikkerhed, mod uautoriseret brug, behandling, tilintetgørelse eller beskadigelse (datasikkerhed og fortrolighed).

Disse grundprincipper gennemsyrer alle regler og kan ikke fraviges ved samtykke.

Ad pkt. 1.

For at en person kan blive medlem af KÅG, er det et krav fra klubbens side, at det kommende medlem afgiver sin fødselsdato, navn og adresse, mailadresse og telefon nummer. Denne information er nødvendig for at oprette medlemmet i Golfboks under Dansk Golfunion (DGU). Der må overhovedet ikke oprettes andre oplysninger om medlemmet, ud over de førnævnte.

Ved oprettelse i Golfboks indkræver DGU et kontingent pr. medlem ved KÅG.

Ad pkt. 2.

De relevante persondata som medlemmet har givet til klubben, (primært mailadresser) benyttes endvidere af KÅG til at informere klubbens medlemmer, om klubbens drift, indkræve kontingenter, og oplyse medlemmerne om kommende arrangementer via nyhedsbreve.

Ad pkt. 3.

Ved omhandlende pkt. 1 og 2, har KÅG de tilstrækkelige, relevante og begrænsede oplysninger, til det nødvendige formål, at drive en golfklub.

Ad pkt. 4.

Persondata skal til enhver tid være korrekte og ajourført, hvilket vil sige at det enkelte medlem skal oplyse om ændringer, såfremt dette sker, med det samme, i forhold til de sidste afgivne oplysninger.

Ad pkt. 5.

Persondata må kun ligge i klubbens arkiv/databank i 2 år efter medlemmets udmeldelse af klubben, og skal derefter slettes.

Ad pkt. 6.

KÅG databehandler, er ansvarlig for at tildelte persondata opbevares med stor sikkerhed og fortrolighed.

Persondata må ikke opbevares i cloudløsninger som dropbox, google, facebook osv. men KUN på

klubbens eget private drev på én computer eller via USB stik ved KÅG databehandler.

KÅG databehandler, er ansvarlig for at persondata ikke videregives til uautoriseret brug. (f.eks. ved oplysning på hjemmesider, til andre klubber, sponsorstøtte, reklame øjemed, etc.). Dog må en

medlemsliste forevises klubbens medlemmer, såfremt det ligger på en lukket del af hjemmesiden, hvortil der kræves et login og en adgangskode, som klubbens databehandler administrere.

KÅG må ikke udsende mails til klubbens medlemmer, hvor alle medlemmers mailadresser indgår, ej heller som en klub i klubben. Alle mails skal udsendes som Blind Carbon Copy (Bcc).

Golfboks.

Flere af KÅG bestyrelsesmedlemmer, samt turneringsudvalgsformand har adgang eller begrænset adgang til Golfboks, hvorfra der kan indhentes persondata. Denne adgang må kun benyttes til at oprette og fjerne medlemmer fra Golfboks, ved ind og udmeldelse, samt til brug for sportslig aktivitet (stævner og andre arrangementer).

Oplysningspligt.

KÅG har pligt til at give informationerne af egen drift. Derfor skal der henvises til denne privatlivspolitik for nye medlemmer, ved enten at henvise til KÅG hjemmeside, eller ved at trykke privatlivspolitikken på bagsiden af en indmeldelsesblanket, eller udlevere den, eller sende den på mail til det nye medlem. Ved familiemedlemskab skal hvert medlem med en mailadresse have denne politik.

Ved oprettelse af ungdomsudvalg, skal træner og leder have udstedt en børneattest.

Datatilsynet skal til en hver tid have mulighed for at kontrollere KÅG privatlivspolitik ved klubbens databehandler og medlemsregistrator.

Niels Søe Borup

Formand

Karup Å Golfklub